Nesse artigo relacionaremos os documentos INTERNACIONAIS utilizados no processo de exportação
Etapa 1: receber uma consulta
A primeira etapa no processo se inicia quando alguém pergunta sobre seus produtos. Quando um comprador em potencial manifesta interesse, ele geralmente envia uma letter of inquiry (carta de consulta) descrevendo os termos de seu interesse junto com uma solicitação de cotação informal ou formal.
Etapa 2: filtrar o potencial comprador e o país
Depois de receber uma consulta de um comprador, primeiro você precisa ter certeza de que pode fazer negócios com eles. Isso significa identicar a empresa, seu contato, endereço. Entender se a empresa é idonea.
Etapa 3: fornecer uma Proforma Invoice
Depois de analisar seu comprador e seu país, talvez seja necessário fornecer ao comprador uma Proforma Invoice para a transação. A Proforma Invoice é um documento que mostra a intenção de compra, é a primeira impressão que você causará em seus compradores, portanto, certifique-se de fazer isso corretamente. Ele funciona como uma cotação e se parece com uma fatura comercial e pode ser usado para obter financiamento para a compra.
Se a Proforma Invoice resultar em um pedido, ao final do processo será emitida uma commercial invoice que será muito parecida com a Proforma Invoice. Isso significa que todos os custos incluídos na cotação são firmados e não podem variar.
Passo 4: Finalize a Venda
Depois de enviar a proforma, o comprador rejeitará ou aceitará sua proposta. Como parte do processo de aceitação, eles provavelmente vão querer negociar os termos da venda. Isso resultará em um contrato verbal ou escrito .
Essas negociações não apenas devem incluir uma discussão sobre o preço a ser pago, mas também devem incluir uma discussão sobre:
- As condições de pagamento que você usará, seja dinheiro adiantado, conta aberta ou algo intermediário.
- O termo de venda que você usará, que normalmente é uma das 11 regras do Incoterms 2020 .
- Como seus produtos serão enviados.
- Quem é responsável pelo envio das mercadorias.
- Quem é o responsável pela contratação do transportador.
- Como a transação será paga. Se você estiver usando uma carta de crédito, precisará certificar-se de que possui os documentos necessários para atender aos requisitos.
- Quais documentos precisam ser fornecidos por qual parte. Como exportador, você precisará atender a quaisquer regulamentações que seu comprador possa ter em seu próprio país, bem como os requisitos de documentação e regulamentação
Ao cuidar de todos esses detalhes importantes antes de enviar qualquer mercadoria, você economizará muito tempo e evitará possíveis dores de cabeça, especialmente se tiver prazos específicos a cumprir.
Depois de chegar a um acordo sobre esses pontos e quaisquer outros que você ou seu comprador queira discutir, você receberá o pedido, que pode aparecer na forma de um pedido de compra .
Passo 5: Preparar as Mercadorias e os Documentos de Embarque
Depois de finalizar sua venda e preparar suas mercadorias para exportação, você precisa preparar os documentos de remessa adequados. Sua remessa de exportação pode exigir que você inclua estes cinco formulários de exportação:
Commercial Invoice
O primeiro formulário que você quase sempre precisa incluir é a Commercial Invoice, e é usada por várias partes ao longo do envio. A autoridade aduaneira do país de destino exige a fatura para desembaraçar as mercadorias para importação. O comprador pode usar a fatura para liberar fundos através de seu banco para o vendedor. E o exportador pode precisar para fazer uma reclamação de seguro se ocorrer algum dano durante o embarque.
Um exportador normalmente inclui três cópias da fatura com o original assinado em tinta azul.
Packing List
Além disso, você normalmente incluiria uma lista de embalagem, que fornece ao despachante, transportador e destinatário final informações sobre sua remessa, os detalhes da embalagem e as marcas e números anotados na parte externa das caixas.
Uma lista de embalagem também é usada pelas autoridades alfandegárias do país importador para avaliar a segurança e a conformidade. E é um documento necessário para registrar uma reclamação junto à transportadora ou seguradora em caso de dano ou perda da carga.
Certificado de origem
Embora alguns países aceitem uma declaração de origem na fatura comercial, as autoridades alfandegárias de outros países podem exigir um documento separado intitulado certificado de origem. O certificado de origem é uma prova documental de que a mercadoria é originária do país indicado no certificado, fatura comercial ou lista de embalagem.
Conhecimentos de embarque
Você precisará de pelo menos um, mas pode precisar de vários conhecimentos de embarque para acompanhar sua exportação. Por exemplo, você pode precisar de um conhecimento de embarque terrestre para transportar suas mercadorias para um porto ou aeroporto. Para mover mercadorias para fora dos Estados Unidos, você precisará de um conhecimento de embarque separado, que geralmente é preenchido pelo seu despachante. Se necessário, você também precisará preencher um formulário de mercadorias perigosas neste momento.
Etapa 6: formulários diversos e enviar suas mercadorias
Pode haver outros documentos específicos a serem preparados antes que você possa exportar suas mercadorias. Estes podem ser identificados no contrato de venda que você negociou com seu comprador, documentos exigidos nos termos de uma carta de crédito ou outras opções de pagamento, ou formulários solicitados pelo transitário. Esses documentos adicionais podem incluir um cheque bancário ou, para uma exportação temporária, um livrete ATA .
Assim que todos os seus documentos estiverem preenchidos com precisão e você cumprir as outras etapas deste processo de exportação, vá em frente e envie sua mercadoria!
Uma última dica: manutenção de registros
Não se esqueça de que você não apenas deve preparar uma variedade de documentos para sua remessa de exportação, mas também é sua responsabilidade manter cópias de todos os seus documentos, bem como de todas as outras correspondências durante a venda, incluindo telefonemas, e-mails, etc. Afinal, é seu trabalho – não do comprador, do despachante ou de qualquer outra pessoa – documentar todo o processo.
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